Yıl Sonu Kontrol Listesi

Yıl sonu, her işletme sahibi için telaşlı bir dönemdir. Bu dönemde işletmenizin finansal geçişini sorunsuz sağlamak için muhasebe süreçlerini düzgünce yönetiyor veya bazı pürüzleri görmezden gelip halı altına süpürüyor olabilirsiniz. Eğer ikinci yolu tercih ediyorsanız, daha büyük ve çözülmesi daha güç sorunlarla karşılaşacaksınız demektir.

Sorunlarınızın büyümemesi ve istikrarlı bir finansal geçiş için, tıpkı günlük hayatınızda oluşturduğunuz kontrol listeleri gibi, işletmeniz için de bir yıl sonu muhasebe kontrol listesi oluşturmanız yılı daha verimli bir şekilde tamamlamanızı sağlayacaktır.

Nurkan BİLMİŞ
Okuma Süresi: Ortalama 10 dk.

Muhasebe için yıl sonu kapanışı nedir?

Muhasebe için yıl sonu kapanışı, mali yılın sonunda şirketin muhasebe kayıtlarının incelenmesi ve güncellenmesi sürecidir. Süreç, bir şirketin geçmiş mali yıldaki mali işlemlerine ve defterlerine derinlemesine bakmayı içerir.

Mali işlemlerden kastım; hesapların uzlaştırılması, tutarsızlıkların belirlenmesi ve bakiyelerin banka kayıtları ile muhasebe kayıtlarınız arasında eşleşmesini sağlamak için gerekli ayarlamaların yapılmasıdır.

Yıl sonu kapanışı, birden fazla tüzel kişilik arasındaki mali işlemleri yönetmenin zorluğu, karmaşık işlemler, mutabakat sorunları, manuel süreçler ve uyumluluk gereklilikleri nedeniyle çetin bir süreç olabilir.

Yıl sonu muhasebe kontrol listesi neden önemlidir?

Bir işletme sahibi olarak öncelikli hedefiniz, muhasebe görevlerini toparlamak ve gelecekte kullanmak üzere daha düzenli ve verimli hale getirmek olmalıdır. Bunu yapmanın en önemli yollarından biri, iş akışlarınızı düzene koymanıza yardımcı olacak bir kontrol listesi oluşturmaktır. Bu, yıl sonunu başarılı bir şekilde geçirmeniz için size avantaj sağlayacaktır.

Yıl sonu muhasebe kontrol listesi

Muhasebe departmanınızda yıl sonuna hazırlanmak, mali işlerinizin düzenli olmasını sağlamak için çok önemli bir görevdir. Bu süreci kolaylaştırmanıza yardımcı olacak basitleştirilmiş bir yıl sonu muhasebe kontrol listesi için aşağıdaki adımları uygulayabilirsiniz:

1- Muhasebeciniz için belgeleri hazırlayın

Üçüncü taraf finans ve muhasebe danışmanlarıyla çalışıyorsanız veya herhangi bir muhasebe yazılımı kullanıyorsanız, yıl sonundan önce gerekli tüm belgeleri hazırlamanız gerekir. İşte toplamanız gereken belgelerden bazıları:

• Gelen Faturalar
• Kesilen Faturalar
• Alınan Fişler
• Bordro Bilgileri
• Banka ve Kredi Kartı Ekstreleri

b2bNet kullanıyorsanız, tüm bu bilgileri tek tıkla çıkarmanın keyfini sürebilirsiniz.

2- Borç ve alacak hesaplarını gözden geçirin

Yıl sona ermeden önce, alacak ve borç hesaplarınızda bir sağlık kontrolü yapmanız gerekir. Bu, tüm tahsilatları ve borçları herhangi bir ceza almadan ödemenizi sağlayacaktır.

Alacak hesapları söz konusu olduğunda vadesi geçmiş tüm faturaları kontrol etmeniz gerekir. Herhangi bir müşterinin hesabında ödenmemiş faturalar varsa, mümkün olan en kısa sürede onlarla iletişime geçin ve son ödeme tarihinden önce ödemelerini isteyin.

b2bNet fatura listesinden ödenmemiş faturaları ve vadesi geçen faturaları tek tıkla filtreleyebilir ve Excel’e çıktı alabilirsiniz.

3-Vadesi geçmiş ödemelerinizi tahsil edin

Yeni yıldan önce müşterilerden alacaklı olduğunuz parayı tahsil etmelisiniz. Bu, bir işletme olarak yeterli alana sahip olmanızı ve güçlü kazançlar rapor edebilmenizi sağlayacaktır.

Ödenmemiş faturalarını henüz tahsil etmemiş olan tüm müşterilere nazik bir hatırlatma da gönderebilirsiniz.

b2bNet üzerinden ödenmemiş faturalar için müşterinize otomatik bir hatırlatma e-postası gönderebilirsiniz.

Bir müşterinin bakiyesini ödeme konusunda tereddüt etmesi veya ödemeyi ertelemeyi düşünmesi durumunda, onu yıl sonunda hesapların kapanacağı konusunda ikna edip bakiyeyi kapatmalısınız.

Vadesi geçmiş faturalar konusunda müşterilere ulaşırken profesyonel olmanız gerektiğini unutmamalısınız.

Tahsilat süreci zorlaşırsa, onlara vadesi geçmiş faturaları kapatmaları için teşvik edici bir ödeme planı sunun. Örneğin; b2bNet üzerinden fatura bağlantısını gönderip kredi kartıyla online tahsilat alabilirsiniz. Hatta kredi kartına taksit imkanı da sunabilirsiniz. Bu, müşterilerinize onların ihtiyaçlarını önemsediğinizi ve durumlarını çok iyi anladığınızı gösterecektir.

4-Verginizi doğru planlayın

Vergi planlaması; işletmenizin mali durumunu, yasal olarak mümkün olan en düşük miktarda vergiyi ödemenizi sağlayacak şekilde analiz etme ve planlama sürecidir. Basit bir ifadeyle vergi planlaması, ödenecek vergi tutarınızı en aza indirme sürecidir.

Vergilerin yıllık kazancınızı azaltabileceği bir sır değildir ve vergi planlaması, bir mali yıldaki yükümlülüklere karşı koymanın harika bir yoludur.

b2bNet üzerinden her ay KDV raporlarınızı inceleyebilir ve ödemeniz gereken vergiyi önceden planlayabilirsiniz.

KDV raporlarını doğru analiz etmek, şirketinize fayda sağlayacak şekilde verimli bir planlama yapmanızı sağlayacaktır.

5-Envanter Analizi

Envanter, işletmenin sahip olduğu iktisadi kıymetlerin bilanço günündeki değerlerini kesin bir şekilde ve dökümlü olarak bulmak ve elde edilen sonuçlara göre gerekli düzeltmeleri yaparak gerçek değerleriyle görüntüsünü sağlamaktır.

b2bNet envanter raporu sayesinde depolarınızdaki stokları detaylıca inceleyebilir ve Excel’e aktarabilirsiniz.

Gelir tabloları, bilançolar ve nakit akış tabloları gibi mali tablolar, yönetim ekibinin yanı sıra hissedarların ve yatırımcıların yıl sonunu daha iyi analiz etmelerine yardımcı olabilir.

6- Finansal tüm verilerinizin yedeğini alın

Gelecekte başvurmak üzere tüm muhasebe verilerinin kaydını tutmak tüm işletmeler için kritik öneme sahiptir. Bu nedenle yıl sonu kontrol listenize muhasebe verilerinin yedeklenmesini de eklemeyi unutmayın.

Sistemin tehlikeye girmesi durumunda, şirketinizin yedeklenen verilerin bir kopyasını da başka bir yere göndermesini sağlayacak “ikinci bir yedeklemeyi” de kullanabilirsiniz.

b2bNet kullanıcıları finansal verileri yedeklememek zorunda değiller. Çünkü b2bNet tüm verileri anlık olarak dünyanın 5 farklı ülkesinde ve dünyanın en güvenli veri merkezlerinde şifreleyerek saklar. Siber saldırılar veya diğer felaketlerin sıklığını düşünürsek yerel bilgisayar, USB bellek ve harddisk gibi cihazlarda finansal verileri saklamak pek güvenli değildir.

7-Banka hesaplarını ve kredi kartlarını uzlaştırın 

Banka hesaplarının ve kredi kartlarının mutabakatının yapılması yıl sonu prosedürlerinin önemli bir parçasıdır. Harcamaları doğrulamak için banka hesap özetinizi muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırabilirsiniz. Karşılaştırma sonucunda özetiniz, kayıt defterlerine kaydedilen bakiye ile eşleşmelidir. Herhangi bir tutarsızlık bulmanız halinde tekrar kontrol etmeli ve kayıtları düzenlemek için gerekli ayarlamaları yapmalısınız.

8-Akıllı iş hedefleri belirleyin

Yeni yıl başlamadan önce hedefler belirlemek bir finans ekibi için son derece önemlidir. Doğru hedefler spesifik ve ulaşılabilir olmalıdır. Ayrıca işletmenizdeki zayıflık alanlarını iyileştirmeye yönelik hedefler seçerek şirketinizin bir sonraki yıl, rakipleri karşısında güçlenmesini sağlayabilirsiniz.

Giderlerinizi ve satışlarınızı organize ederken b2bNet kategori ve etiketleri kullanarak hedeflerinizi daha rasyonel şekilde planlayabilirsiniz. Örneğin; etiketlerlerle aylık yakıt giderlerinizi görebilir ve buna göre bir bütçe ayırabilirsiniz. Satış kategorileri sayesinde, satış temsilcilerinin yaptığı aylık ve 3 aylık satışları organize edip buna göre satış hedefleri belirleyebilirsiniz.

Bu nedenle akıllı hedefleri aylık veya üç aylık olarak planlayıp kendinize gelecekteki projelerde başarıya ulaşmak için alan açabilirsiniz.

b2bNet muhasebe yazılımı size nasıl yardımcı olabilir?

Yukarıda belirtilen kontrol listesini takip etmeye ve uygulamaya başladığınızda yeni yılınız için harika bir başlangıç olacaktır. Düzenli veriler, finans ekibinizin daha verimli çalışmasına, zamandan tasarruf etmesine ve daha iyi finansal kararlar almasına yardımcı olacaktır. b2bNet ön muhasebe yazılımı anormallikleri tespit etmenize yardımcı olacak ve finans ekibinizin yıl sonu kapanışı sırasında manuel ve hatalı işlemler yapmasına mani olacaktır.