KOBİ’ler İçin Dijital Fatura Kontrol Listesi

2025 itibarıyla Türkiye’de neredeyse her işletme dijital muhasebe altyapısına geçti. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye sistemleri artık yalnızca büyük şirketler için değil, KOBİ’ler ve serbest meslek sahipleri için de yasal bir zorunluluk. Yeni vergi düzenlemeleriyle birlikte, 2026’ya kadar tüm işletmelerin dijital belge sistemlerine tam geçişi öngörülüyor. Bu nedenle KOBİ’lerin, dijital fatura süreçlerini doğru yönetmeleri hem cezai riskleri ortadan kaldırır hem de operasyonel verimlilik sağlar.

Bu yazıda, dijital fatura süreçlerini eksiksiz yöneten bir KOBİ’nin nelere dikkat etmesi gerektiğini kontrol listesi halinde anlatıyoruz.

Dijital Fatura Türlerini Doğru Tanıyın

KOBİ’lerin en sık karıştırdığı konu, e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye arasındaki farktır. Bu farkları bilmek, sistem uyumunun ilk adımıdır.

e-Fatura, firmalar arasındaki (B2B) ticari işlemler için kullanılan elektronik faturadır. Sadece Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir. Faturalar doğrudan GİB’in sunucularından geçer, böylece hem alıcı hem satıcı için yasal geçerlilik sağlanır.

e-Arşiv Fatura ise, e-Fatura sistemine dahil olmayan kişi veya kurumlara (örneğin bireysel müşterilere) kesilen dijital faturadır. Yani e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara yapılan satışlarda kullanılır. Bu faturalar GİB Portalı, özel entegratör yazılımları veya muhasebe sistemleri üzerinden düzenlenebilir.

e-İrsaliye ise mal sevkiyatını belgeleyen dijital evraktır. Mal gönderimi yapan işletmelerin, sevkiyat sırasında taşıma belgelerini artık kağıt yerine dijital ortamda oluşturmasını sağlar. e-Fatura sistemine kayıtlı her işletme, e-İrsaliye altyapısını da hazır bulundurmak zorundadır.

Unutmayın: e-Fatura’ya geçmiş her işletme, aynı zamanda e-Arşiv sistemine de dâhil olmak zorundadır.

Zorunluluk Kapsamında Mısınız?

2025 sonu itibarıyla e-Fatura ve e-Arşiv sistemine geçiş zorunlulukları şu şekilde:

• Brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler

• e-Ticaret yapan işletmeler (platform bağımsız)

• Gayrimenkul, motorlu taşıt ve otel işletmeleri

• Serbest meslek sahipleri (freelancer, influencer, danışman vb.)

2026’da bu limitlerin daha da düşürülmesi ve tüm ticari işletmelerin kapsama alınması bekleniyor.

Dijital Fatura Göndermeden Önce Kontrol Etmeniz Gereken 10 Madde

Aşağıdaki liste, KOBİ’lerin her fatura kesmeden önce mutlaka gözden geçirmesi gereken “mini denetim” listesidir:

Müşteri bilgileri doğru mu?
Vergi dairesi, unvan ve vergi numarası doğru olmalı.

Fatura tipi doğru seçildi mi?
e-Fatura mı yoksa e-Arşiv mi düzenlenecek?

Tarih ve belge numarası sıra takibinde mi?
Numara atlaması veya tekrar eden numara hatalı kayda neden olur.

Mal ve hizmet açıklamaları açık mı?
GİB denetimlerinde “belirsiz tanımlar” risk yaratır.

Vergi oranı ve stopaj doğru mu?
KDV oranları ve muafiyet kodları doğru işlenmeli.

Karekod/QR kod eklenmiş mi?
2024 itibarıyla tüm e-Fatura ve e-Arşiv faturalarında karekod zorunluluğu başladı.

E-İmza veya Mali Mühür geçerli mi?
Sertifika süresi dolmuşsa, belge geçersiz sayılabilir.

Para birimi doğru seçildi mi?
Dövizli işlemlerde hem TL karşılığı hem döviz tutarı gösterilmeli.

Fatura gönderim kanalı doğru mu?
GİB Portal, entegratör yazılım veya kendi ERP sisteminizden işlem yaptığınızdan emin olun.

Arşivleme ve yedekleme yapıldı mı?
Faturalar en az 10 yıl saklanmalı. Dijital arşivleme zorunludur.

e-Fatura Sürecinde En Sık Yapılan Hatalar

Fatura kesildikten sonra iptal edilmemesi

e-Faturada iptal işlemi GİB sisteminde 8 gün içinde yapılmalıdır. (VUK 509 Tebliğ Madde 6)

Aynı belgeyi hem e-Fatura hem e-Arşiv olarak düzenlemek

Bu durum mükerrer belge sayılır ve usulsüzlük cezası doğurabilir.

Sistem saat farkı

Zaman damgası hataları (ör. saat dilimi farkı) belge geçersizliği oluşturabilir.

Belgeyi PDF olarak müşteriye göndermek ama GİB’e iletmemek

Sadece PDF göndermek yasal geçerlilik sağlamaz. Faturanın GİB sistemine iletilmesi zorunludur.

e-Arşiv Faturalar İçin Özel Dikkat

Günlük 5 Bin TL Limiti

Vergi mükelleflerine kesilen kâğıt faturalar için günlük 5 bin TL (vergisiz) sınırı vardır. Bu tutarı geçen işlemlerin e-Arşiv faturası olması zorunludur.

Nihai Tüketiciye Satışlarda

B2C satışlarda müşteriye e-posta ile dijital belge gönderilmesi yeterlidir. Ancak GİB onaylı format kullanılmalıdır.

KOBİ’ler İçin Dijital Fatura Yönetimini Kolaylaştıran 5 Araç

Özel Entegratör Yazılımlar: Fatura oluşturma, gönderme, arşivleme işlemlerini otomatikleştirir.

Bulut Sistemler: Tüm belgeler güvenli sunucularda tutulur, veri kaybı riski ortadan kalkar.

Mobil Uygulamalar: Saha satış veya işletme sahipleri için fatura kesme kolaylığı sağlar.

Otomatik Raporlama Modülleri: Aylık KDV, gelir ve gider raporlarını otomatik oluşturur.

Online Tahsilat Entegrasyonları: Kesilen faturadan doğrudan ödeme alınabilir.

e-Fatura ve e-İrsaliye İlişkisi

Mal sevkiyatı yapan işletmeler için e-İrsaliye zorunluluğu giderek yaygınlaştı. 2024/2025’te getirilen düzenlemeyle, e-Fatura düzenleyen işletmelerin tamamı e-İrsaliye altyapısını hazır bulundurmak zorunda.

Sevk sırasında hem e-İrsaliye hem e-Fatura düzenlenmeli; mallar, GİB sisteminde kayıt altına alınmalıdır.

Cezalardan Kaçınmak İçin Uyum Önerileri

• Her ayın sonunda GİB portalındaki gönderim raporlarını kontrol edin.

• Fatura düzenleme yetkisi olan tüm kullanıcıların e-imza sertifikalarını güncel tutun.

• Entegratör veya yazılım sağlayıcınızla yedekleme protokolü oluşturun.

• Yeni GİB tebliğlerini düzenli takip edin.

• Mobil cihazlardan kesilen faturaların anında GİB’e iletildiğinden emin olun.

Dijital Fatura Uyumuyla Güvenli Gelecek

KOBİ’ler için dijitalleşme artık yalnızca hız değil, yasal güvenlik anlamına da geliyor. Doğru fatura sistemiyle:

• Vergi cezaları önlenir,

• Nakit akışı düzenlenir,

• Denetim ve raporlama kolaylaşır.

b2bNet gibi entegre sistemlerle çalışmak, bu süreci hem kolaylaştırır hem hataları ortadan kaldırır.

İnternet sitemizde yer alan içerikler genel bilgilendirme amaçlıdır ve uzman tavsiyesi niteliği taşımamaktadır. Konu hakkında kişiselleştirilmiş tavsiyeler için bir uzmana danışmanız gerekmektedir. Sunulan bilgilerin doğruluğu, eksiksizliği ve güncelliği tarafımızca garanti edilmemektedir.