GİB ve FYS Ön Eklerinin Kullanımı Hakkında Önemli Duyuru

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), yayımladığı “e-Fatura ve e-Arşiv Düzenleme Kılavuzu” ile “e-Arşiv Teknik Kılavuzu” dokümanlarında, GIB ve FYS fatura ön eklerinin özel entegratör veya entegrasyon kullanıcıları tarafından kullanılmaması gerektiğini bir kez daha hatırlattı.

Bu nedenle, fatura numarasını kendi sisteminde oluşturan ve takip eden işletmelerin, bu detaya özellikle dikkat etmeleri teknik ve yasal uyum açısından büyük önem taşımaktadır.

e-Fatura ve e-Arşiv Düzenleme Kılavuzu’nda Yer Alan Bilgilendirme

Kılavuzda açıkça belirtildiği üzere, fatura numarası, Vergi Usul Kanunu’nun 230. maddesinde tanımlanan şekil şartlarından biridir.

Bu kapsamda kullanılan numara yapısı aşağıdaki şekilde tanımlanmıştır:

Fatura numarası; üç karakterli bir ön ek, ardından faturanın yılı ve sıfırdan başlatılarak 16 haneye tamamlanacak biçimde oluşturulmalıdır.

GİB Portal Üzerinden Düzenlenen Faturalarda

• GİB portalı üzerinden düzenlenen e-faturalarda ön ek “GIB” olarak otomatik oluşturulur.

Muhasebe Yazılımı Üzerinden Yüklenen Faturalarda

• Uyumlu bir muhasebe yazılımı aracılığıyla portala yüklenen faturalarda ise ön ek “FYS” şeklinde oluşur.

GİB portal, bu iki ön ek dışında başka bir ön ek kullanımına izin vermez.

Özel Entegratör ve Entegrasyon Kullanıcıları İçin Kurallar

Özel entegratör veya entegrasyon yöntemini kullanan firmalar, kendi sistemlerinde farklı ön ekler belirleyebilirler. Ancak dikkat edilmesi gereken önemli noktalar vardır:

• Her ön ek kendi içinde 1’den başlamalıdır.

• Yıl değiştiğinde numaralandırma yeniden 1’den başlatılmalıdır.

Önemli Not

Özel entegratör veya entegrasyon yöntemini kullanan firmaların, GİB portal yönteminde kullanılan “GIB” ve “FYS” ön ekleriyle fatura düzenlememeleri gerekmektedir. Bu ön ekler sadece GİB portal kullanıcılarına aittir.

e-Arşiv Teknik Kılavuzunda Yer Alan Bilgilendirme

“e-Arşiv Teknik Kılavuzu” dokümanında da bu konuya ayrıca vurgu yapılmıştır. GİB birim kodunun yalnızca Gelir İdaresi Başkanlığı portal kullanıcıları tarafından kullanılabileceği açıkça belirtilmiştir.

Önemli Detaylar:

• Başkanlık tarafından yetkilendirilen özel entegratörler veya entegrasyon kullanıcıları, GİB birim kodunu kullanamazlar.

• Bu düzenleme, özel entegratör altyapısı üzerinden e-fatura veya e-arşiv fatura kesen tüm işletmeler için geçerlidir.

Fatura Numaralandırmasında Uyumun Önemi

Fatura numaralandırmalarında GIB ve FYS ön eklerinin yalnızca portal kullanıcıları tarafından kullanılması, hem teknik uyumluluk hem de mevzuata uygunluk açısından büyük önem taşır. Fatura numarasını kendi sisteminde oluşturan kullanıcıların bu kuralı dikkate almaması halinde, ileride sistemsel uyumsuzluklar veya mevzuat ihlalleri yaşanabilir.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın duyurusu, e-fatura ve e-arşiv süreçlerinde numaralandırma sisteminin standardizasyonunu korumayı amaçlamaktadır. Özel entegratör veya entegrasyon sistemi kullanan işletmelerin, GIB ve FYS ön eklerini kullanmaktan kaçınması; hem sistemsel hataların hem de olası vergi mevzuatı ihlallerinin önüne geçecektir.

İnternet sitemizde yer alan içerikler genel bilgilendirme amaçlıdır ve uzman tavsiyesi niteliği taşımamaktadır. Konu hakkında kişiselleştirilmiş tavsiyeler için bir uzmana danışmanız gerekmektedir. Sunulan bilgilerin doğruluğu, eksiksizliği ve güncelliği tarafımızca garanti edilmemektedir.