Fiziki belgelerin yerini hızla dijital uygulamaların aldığı bu dönemde, e-İrsaliye de ticari süreçlerde öne çıkan dijital çözümlerden biri haline geldi. Ancak birçok işletme için hâlâ kafa karıştırıcı olabiliyor. Özellikle e-Fatura ile e-İrsaliye sıkça karıştırılıyor; oysa işlevleri ve kullanım amaçları birbirinden oldukça farklı. Bu yazıda, e-İrsaliye'nin ne olduğunu, kimler için zorunlu olduğunu, nasıl düzenlendiğini ve avantajlarını detaylı bir şekilde ele alıyoruz.

e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, geleneksel kağıt sevk irsaliyesinin dijitalleştirilmiş halidir. Elektronik ortamda düzenlenen bu belge, bir ürünün ya da malzemenin bir yerden başka bir yere taşınması sırasında düzenlenir ve sevkiyata ilişkin tüm önemli bilgileri içerir.

e-İrsaliye, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde oluşturulur ve kağıt irsaliyeyle aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.

e-İrsaliye Kimler İçin Zorunludur?

GİB, belirli mükellef grupları için e-İrsaliye uygulamasını zorunlu hale getirmiştir. Bu zorunluluk kapsamına giren bazı sektör ve işletmeler şunlardır:

• e-Fatura mükellefi olan ve belirli ciro sınırlarını aşan işletmeler
• Özel Tüketim Vergisi kapsamındaki malları üreten veya ithal edenler
• Maden, demir-çelik, şeker ve gübre üreticileri
• Sebze ve meyve ticareti yapan komisyoncular ve tüccarlar
• İnşaat demiri üreticileri (belirli ciroyu aşmaları halinde)
• Vergi uyumu düşük ya da riskli görülen işletmeler

Bu zorunluluğun dışında kalan işletmeler ise gönüllü olarak e-İrsaliye uygulamasına geçebilir.

e-İrsaliye ile e-Fatura Arasındaki Farklar

e-İrsaliye ve e-Fatura benzer görünse de kullanım amaçları farklıdır ve birbirlerinin yerine geçemezler.

• e-Fatura, bir ürün ya da hizmet satışının mali belgesidir. Satış işlemi tamamlandıktan sonra düzenlenir.
• e-İrsaliye ise ürünlerin taşınması/sevki esnasında düzenlenir. Sevkiyat sırasında taşıma belgesi olarak kullanılır.

Diğer temel farklar:

Özellik	e-Fatura	e-İrsaliye
Ne zaman düzenlenir?	Satıştan sonra	Sevkiyattan önce
Ne için kullanılır?	Mali belge, satış kanıtı	Taşıma/sevk belgesi
Zorunluluk ilişkisi	e-Fatura olmadan e-İrsaliye yok	e-İrsaliye olmadan e-Fatura olabilir
İçerdiği bilgiler	Ürün bedeli, KDV, ödeme detayları	Ürün miktarı, sevk adresi, araç bilgisi

Bu farklar, özellikle denetim ve sevkiyat süreçlerinde hangi belgenin ne amaçla düzenlendiğinin net anlaşılması için büyük önem taşır.

e-İrsaliyede Hangi Bilgiler Bulunmalı?

Bir e-İrsaliye belgesinde yer alması gereken temel bilgiler şunlardır:

• Belge düzenleme tarihi ve numarası
• Gönderenin ve alıcının unvan, vergi numarası, adres bilgileri
• Malın türü, miktarı ve teslimat bilgileri
• Fiili sevk tarihi ve saati
• Taşıma aracı plakası ve şoför bilgileri
• GİB tarafından belirlenen karekod veya barkod bilgisi

Bu bilgiler, sevkiyatın hem yasal hem de ticari olarak doğrulanmasını sağlar.

e-İrsaliye Nasıl Kesilir?

e-İrsaliye, sevkiyat gerçekleşmeden önce hazırlanmalı ve dijital olarak GİB sistemine işlenmelidir. İşletmeler bu işlemi:

• GİB Portalı,
• Özel entegratörler,
• veya kendi bilgi işlem sistemleri (doğrudan entegrasyon) üzerinden gerçekleştirebilirler.

e-İrsaliye Nasıl İptal Edilir?

e-İrsaliye, gönderici tarafından tek taraflı olarak iptal edilemez. Ancak:

• Alıcı da e-İrsaliye kullanıcısıysa, malın henüz sevk edilmediği durumlarda “İrsaliye Yanıtı” göndererek belgeyi reddedebilir.
• Alıcı e-İrsaliye kullanıcısı değilse, karşı irsaliye düzenlenerek işlemin iptali sağlanabilir.

Geriye dönük e-İrsaliye düzenlenmesi ise yasal olarak mümkün değildir.

e-İrsaliye Kullanmanın Avantajları

e-İrsaliye sistemi sadece zorunluluk değil; aynı zamanda işletmelere birçok avantaj da sunar:

• Belgeler dijital ortamda oluşturulur → Zaman kazandırır
• Kağıt, kargo ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkar → Maliyet avantajı sağlar
• Otomatik saklama ve erişim → Veri güvenliği artar
• Vergi uyumluluğu kolaylaşır
• Doğa dostu bir çözümdür

İşletmeler için e-İrsaliye, dijitalleşme yolunda atılması gereken önemli bir adımdır. Özellikle sık sevkiyat yapan firmalar için hem operasyonel kolaylık hem de yasal güvence sunar.

Zorunluluk kapsamında olunmasa bile, bu sisteme erken geçmek; rekabette bir adım önde olmanın yollarından biridir.