Ön muhasebe ekosistemi son birkaç yılda patlama yaparak muhasebecilere ve işletmelere verimlilik, maliyet tasarrufu ve artan üretkenlik vaat eden sayısız yeni araç sağladı. Yeni yazılım sistemlerinin yaygınlaşması şüphesiz muhasebe sektörüne yardımcı olurken, aynı zamanda yeni bir zorluk da yarattı: doğru yazılımın nasıl seçileceği.

Piyasadaki uygulama ekosistemi ve yazılım seçeneklerinde gezinmenin bunaltıcı olmasına gerek yok. Firmanızın içine ve firmanıza bakarak başlayın ve hangi yazılım araçlarına ve işlevlere ihtiyacınız olduğunu belirlemenize yardımcı olması için bu soruları yanıtlamanız yeterli olacaktır.

Ön muhasebe programı nasıl seçilir?

1. Muhasebeyle ilgili en önemli zorluklarınız nelerdir?
Bir uygulamayı sırf yeni ve modaya uygun olduğu için denemek istiyorsanız, artık ona hakim olmanın zamanı geldi. Her şey için bir uygulama var, bu da kullanacaklarınızı seçerken dikkatli olmanız gerektiği anlamına geliyor Aksi takdirde ihtiyacınız olmayan aletlere zaman ve para harcayabilirsiniz.

Yeni araçları araştırmaya başlamadan önce, en önemli zorluklarınızı ve sıkıntılı noktalarınızı değerlendirmelisiniz. İletişim sorun mu? Belki çok fazla kağıt belgeyle uğraşıyorsunuz? Ödemeler başınızı ağrıtıyor mu? Online ödeme almaya ihtiyacınız var mı? Bayileriniz var mı? Müşterileriniz kendi cari hareketlerini ne sıkılıkla sizden istiyor? Stok kontrolü yapabiliyor musunuz? Ofis dışında muhasebe programına erişim ihtiyacınız var mı? En büyük sıkıntı noktalarını belirlemek ve bu ihtiyaçlara göre araçları seçmek için ekibinizle zorlukları tartışın.

2. Müşterileriniz ne istiyor?
Uygulamaları seçmenin çeşitli nedenleri vardır; ancak hizmetlerinizi geliştirmek veya mevcut müşteri tabanınızda yeni gelir akışları oluşturmak istiyorsanız müşterilerinizin ne istediğini dikkate almanız kritik öneme sahiptir. Müşterileriniz finansal durumlarıyla ilgili daha fazla bilgi mi arıyor? Daha iyi iş akışlarına mı ihtiyaçları var? Her yerden erişebilecekleri bulut tabanlı sistemleri mi tercih ederler? 

Hizmet verdiğiniz müşteri türüne özgü ihtiyaçları, teknoloji tercihlerini ve talep edebileceğiniz maliyet ve ücretleri göz önünde bulundurun. Tüm bu hususlar seçeneklerinizi daraltmanıza ve sonuçta uygulamanızı geliştirmenize yardımcı olacak bir çözüm seçmenize yardımcı olacaktır.

3. Hangi tür müşterilere hizmet veriyorsunuz?
Teknoloji aynı zamanda yeni müşteriler edinme fırsatı da sağlayabilir. Hedeflerinizden biri buysa, kazanmak istediğiniz müşteri türlerini ve onların ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmalısınız. Belki daha karlı müşteriler, daha büyük müşteriler veya belirli bir niş içindeki müşteriler istiyorsunuz.

Seçtiğiniz yazılım ve uygulamaların bu istemcileri desteklemesi gerekir. Örneğin, kamu kurumlarının ödeme onayları konusunda özel gereksinimleri vardır bu regülasyonları bulut tabanlı programlar otomatik olarak yaptığından bu işinizi çok rahatlatabilir.

4. Neyi uygulayabilirsiniz?
Son olarak, diğer teknolojilerinize ve operasyonlarınıza gerçekçi olarak neleri uygulayabileceğinizi düşünmelisiniz. Yazılımı doğru bir şekilde uygulamak, nasıl kullanılacağını öğrenmek ve müşterilerinizi bu uygulamalardan tam değer elde edecek şekilde eğitmek için yeterli zaman ve para ayırmanız gerekir. Bu nedenle bütçeniz, kaynaklarınız ve zaman kısıtlamalarınız, yazılımı seçerken dikkate almanız gereken faktörlerdir.

Ayrıca başkalarını tanıtmadan önce belirli platformları uygulamanız gerekebilir, bu nedenle bir zaman çizelgesi önemlidir. Bulut yazılımı çoğu zaman daha az uygulama süresi ve daha az kaynak gerektirir ancak diğer teknolojilerinizle entegre olabilmelidir. Seçtiğiniz uygulamalardan değer elde edebilmek için sınırlamalarınız konusunda gerçekçi olun.

Neye ihtiyacınız olduğunu bildiğinizde uygulama ekosisteminde gezinmek kolaydır. Yeni bir araç satın almadan önce bu soruları yanıtlamak, gösterişli pazarlamanın ötesine bakmanıza ve ihtiyaçlarınıza pek uymayan sayısız uygulama ve platformu ortadan kaldırmanıza yardımcı olacaktır.